3. L'analyse de dossier Épreuve majeure et souvent déterminante, l'analyse de dossier est un exercice courant des concours administratifs de...

« 3.

L'analyse de dossier Épreuve majeure et souvent déterminante, l'analyse de dossier est un exercice courant des concours administratifs de catégorie A et B.

Sans être le quotidien professionnel d'un assistant des bibliothèques, ce test témoigne de la capacité d'un candidat à s'adapter à une situation concrète ou à une requête d'un supérieur hiérarchique.

Elle s'attache aussi à évaluer l'aptitude d'un futur assistant à présenter correctement un devoir ou une« commande». L'analyse de dossier est l'une des deux épreuves distribuées simultanément aux candidats du concours d'assistant des bibliothèques. Elle est parfois comparée au cas pratique du concours de magasinier en chef, et ce pour ces quelques raisons au moins : - une idée analogue de mise en situation professionnelle; - un rôle identique d'encadrement des personnels; - une forme similaire du document de réponse. Par contre, l'analyse de dossier se distingue de l'épreuve du concours de magasinier en chef sur de nombreux autres domaines, ce qui, entendons-nous, lui confère une approche absolument singulière : - Les missions de l'assistant restent bien identifiées et par conséquent, les thèmes abordés en sont différents. - Aucune question de « mathématiques appliquées aux bibliothèques » ne figure dans l'épreuve. - Les pièces jointes utiles à la réalisation del' exercice n'ont pas les mêmes orientations. - Le contenu de la réponse et l'exigence d'une logique de rédaction sont plus élaborés et aboutis. 1.

Nature de l'épreuve L'intitulé exact de l'épreuve se décline comme suit : « Analyse d'un dossier technique portant sur la résolution d'un problème auquel un assistant des bibliothèques peut être confronté dans l'exercice de ses fonctions.» Derrière cette longue dénomination se cache une double complexité qui correspond finalement à la définition des deux fondamentaux de l'épreuve : la forme du document à produire d'une part, et le fond de l' « étude technique » d'autre part.

Pour réaliser cet exercice et afin d'éviter des amalgames préjudiciables, vous conviendrez qu'il est capital de déterminer les enjeux del' analyse d'un dossier technique.

Les réflexions à venir contribueront donc à cerner au plus près la nature et la philosophie de l'épreuve. - La forme du document à produire consiste en la rédaction d'une note.

Pourtant, aucun élément dans l'intitulé de l'exercice ne permet d'appuyer cette affirmation.

S'il est clair que pour le« cas pratique» du concours de magasinier en chef il faille rédiger ce type de comrnuni- L'analyse de dossier 111 cation administrative 1, en revanche, pour l'analyse d'un dossier d'assistant des bibliothèques, le doute peut persister.

Cependant, en observant les différentes sessions de concours déjà organisées, on s'aperçoit que l'information concernant la forme à donner à la copie se trouve incluse, en filigrane certes, dans l'énoncé ou dans la question posée 2.

Nous aurons d'ailleurs l'occasion lors des prochaines lignes d'en faire la démonstration. Quant au fond de l'analyse de dossier, il convient de distinguer à la fois l'esprit del' exercice, les thèmes abordés et la question annexe du planning : • L'esprit de l'analyse de dossier - Voilà ce que n'est pas l'analyse de dossier du concours d'assistant des bibliothèques: D'emblée, nous rejetons l'idée selon laquelle l'épreuve est un exercice de culture générale. La mise en situation professionnelle d'un assistant confère à l'analyse une dimension exclusivement technique. L'analyse de dossier n'est pas non plus une dissertation stricto sensu puisqu'elle s'appuie précisément sur un dossier et n'obéit donc pas aux mêmes règles. Enfin, même si nombre de livres méthodologiques associent analyse de dossier et note de synthèse, celle du concours d'assistant des bibliothèques échappe à cette logique.

En effet, son dossier d'accompagnement n'a pas d'autres prétentions que de proposer de modestes pistes de réflexion.

De fait, pour instruire l'analyse, il convient ici de biaiser les règles classiques d'une note de synthèse, à savoir : faire preuve de bon sens et avancer des éléments extérieurs au dossier issus de sa propre expérience des bibliothèques. • Voilà ce que pourrait être l'analyse de dossier du concours d'assistant des bibliothèques: Comme nous le précisions ci-dessus, l'analyse de dossier du concours d'assistant des bibliothèques pourrait prendre la forme d'une véritable note de synthèse technique, aux seules conditions que ledit dossier soit quantitativement conséquent (de 15 à 30 pages) et qualitativement instructif.

Dans ce cas, le contenu des informations recueillies suffirait à répondre à une problématique professionnelle sans que le candidat soit amené à s'appuyer · sur des données «importées». En 1998, à l'occasion du dernier concours d'inspecteur de magasinage 3, nous pouvions observer la tendance qu'avait cette épreuve d'analyse à présenter un tel aspect.

Nous utiliserons l'exemple de 1998 ultérieurement pour commenter cette autre approche de l'exercice. • Voici ce qu'est en réalité l'analyse de dossier du concours d'assistant des bibliothèques: Finalement, l'analyse de dossier du concours d'assistant des bibliothèques rassemble plusieurs logiques qui nous interdisent d'être à ce point catégoriques sur sa réelle nature. Toutefois, il est raisonnable d'affirmer, au vue des dernières années, que cet exercice se situe à mi-chemin entre une note de synthèse professionnelle et une dissertation technique. l.

Intitulé exact de l'éprewe de cas pratique du concours de magasinier en chef:• Rédaction d'une note sur la résolution d'un problème pratique auquel un magasinier en chef peut-être confronté dans l'exercice de ses fonctions.

» 2.

Cf.

infra, p.

113-114. 3.

Le statut d'inspecteur de magasinage correspond aujourd'hui au statut d'assistant des bibliothèques avec cette particularité supplémentaire que les épreuves aux deux concours respectifs sont restées identiques (cf.

supra, p.

9-l l). 112 Épreuves écrites d'admissibilité Le candidat se doit donc de s'adapter aux différentes philosophies de l'épreuve, en même temps qu'il apprend à se familiariser avec les nombreuses thématiques possibles du métier. --Les thèmes prévisibles de l'analyse de dossier: À ce niveau, il existe moins d'incertitude.

L'intitulé del' épreuve parle en effet de la« résolution d'un problème auquel un assistant des bibliothèques peut être confronté dans l'exercice de ses fonctions ».

Partant de ce fait, il suffit de déterminer le périmètre d'action d'un assistant des bibliothèques pour attester des sujets prévisibles du concours.

Malgré tout, et nous l'avons déjà observé à l'occasion de la description du statut des assistants 4, il faut souligner combien leurs missions sont étendues à un grand nombre de thèmes relatifs à la vie des bibliothèques. ~ La question annexe du planning Cette partie de l'épreuve accentue un peu plus encore le caractère technique de l'analyse. Afin de fixer une méthodologie appropriée, un point particulier de cet ouvrage sera consacré à l'élaboration de modèles de plannings. En somme, il n'est pas illogique d'affirmer que l'épreuve d'analyse de dossier du concours d'assistant des bibliothèques reste un exercice complexe et exigeant, tant il requiert une totale polyvalence. 21.

Présentation sous la forme d'une note La note administrative est un vecteur de communication entre un agent et l'autorité hiérarchique qui le mandate pour instruire une affaire.

À ce titre, on l'appelle aussi note «d'information» ou note« correspondance».

Il s'agit en effet d'un document d'ordre intérieur entre des fonctionnaires d'un même service.

Concrètement, un conservateur, responsable d'un département de bibliothèque, pourrait demander à un assistant de rédiger un texte à partir d'un minidossier.

La subtilité dans la rédaction repose à la fois sur le raisonnement logique et sur la présentation de la réflexion.

Cet « outil » à caractère administratif a pour but de faire le point sur une question et constitue un tel levier lors d'une décision à prendre que les textes officiels utilisent même l'expression de « note assortie de propositions » pour en souligner sa visée. Le style de la note administrative doit être simple, clair, précis, direct et objectif.

À l'inverse du principe bien connu de la lettre, la note ne comporte aucune formule de politesse. Pour autant, cela ne signifie pas qu'il faille manquer de respect à la personne qui vous confie le travail! À présent, il convient d'illustrer ces propos par la présentation matérielle de la note (cf infra, p.

114-115).

Sa composition tient compte de quelques règles administratives basiques que nous détaillerons ci-après.

Nous ne désirons pas nous égarer dans les «dédales» des normes administratives.

Laissant aux spécialistes l'art et la manière de suivre scrupuleusement les techniques du genre, nous avons fait en sorte de répondre aux attentes des membres du jury du concours d'assistant des bibliothèques. 4.

Cf.

supra, p.

9. 5.

Cf. infra, p.

140. L'analyse de dossier 113 PRÉSENTATION MATÉRIELLE DE LA NOTE ADMINISTRATIVE Timbre III l lieu d'origine et date m 1 Libellé [TI « note à l'attention ...

» Objet 11]: ... Introduction présentant le sujet Développement (paragraphes plutôt courts) Conclusion (rappel des principaux thèmes abordés) SIGNATURE [Il 1 P.J.~ DESCRIPTION DE LA NOTE ADMINISTRATIVE III Le timbre : Situé en haut à gauche, le timbre est l'en-tête du document à produire.

En réalité, on inscrit l'organe administratif émetteur mentionné dans l'énoncé du devoir.

À ce niveau, le suspense n'est pas insoutenable puisqu'il s'agit systématiquement d'une bibliothèque où un assistant peut exercer ses fonctions (Exemples: « Bibliothèque universitaire»,« Service COillillun de la documentation», « Service interétablissement de coopération documentaire », etc.). Dans ces exemples, il faut noter au passage que l'établissement reste anonyme ou virtuel. Vous éviterez donc les effets du type : « Bibliothèque universitaire de X ...

». 114 Épreuves écrites d'admissibilité ITl Le lieu et la date : Le lieu et la date seront inscrits en haut à droite de la copie d'examen.

Ces éléments ne sont pas primordiaux et en faire l'économie ne constitue pas un élément discriminant pour la notation. Comme stipulé ci-dessus, la mention de lieu n'est pratiquement jamais précisée mais les habitudes pourraient changer! À défaut d'indication, il vaut mieux ne rien écrire que d'être tenté de mettre le lieu dans lequel vous êtes convoqué(e) pour l'examen. De même, on fera figurer la date lorsque celle-ci trouve son intérêt dans le contexte de l'exercice (Exemple: vous êtes sollicité(e) pour organiser des plannings de vacances universitaires, et dans ce cas, il est logique de présenter les travaux à une date antérieure aux congés).

Sinon, vous pouvez tout simplement utiliser la date du jour du concours. [ï] Le libellé : Le libellé s'introduit toujours par« Note à l'attention de ...

» suivi de la mention de son destinataire qualifié par son titre.

Le statut de la personne qui vous commande le projet se trouve dans l'énoncé du devoir.

Si tel n'est pas le cas, utilisez un terme générique du style: « Note à l'attention de monsieur le responsable de la bibliothèque». Vous pouvez être amené(e) à rédiger une note à l'attention de subordonnés.

Cette initiative ne peut provenir que de la seule volonté de votre supérieur hiérarchique.

Dans ce cas de figure, vous proposerez à ce dernier de viser votre travail avant de le diffuser aux intéressés. W L'objet: Il constitue en peu de mots l'essentiel de l'affaire à traiter.

Expression très succincte et exempte de verbe, l'objet rappelle précisément le but de la note administrative. W La signature : Attention! La règle absolue des concours administratifs est de ne pas rompre avec l'anonymat des copies.

Aucune mention personnelle susceptible de vous disqualifier ne devra être inscrite en dehors des zones prévues à cet effet.

Pour la signature, vous utiliserez le titre auquel vous vous destinez en cas de réussite, savoir: « l'assistant des bibliothèques». Remarque: Lorsqu'une note est adressée non pas au commanditaire mais à des subordonnés, il est d'usage de signer:« l'assistant des bibliothèques sous couvert du responsable de la bibliothèque». La signature se situe en bas à droite de la page d'examen. Œl Les pièces jointes : On retrouve cette rubrique dans nombre de documents administratifs.

La nature de la pièce jointe doit être annoncée en bas à gauche de la note, puis répétée en guise de titre en haut de la pièce jointe en question. L'analyse de dossier 115 3.

Méthodologie de l'analyse de dossier 1.

Généralités L'épreuve a pour but de vérifier l'aptitude du candidat à analyser un ensemble d'éléments utiles à la résolution d'une problématique.

Elle porte notamment sur: - la pertinence des solutions proposées L'épreuve qui consiste à placer l'assistant des bibliothèques au sein de ses fonctions peut parfois créer chez le candidat le sentiment d'une absence de repères.

Quoi qu'il en soit, cette mise en situation virtuelle nécessite de trouver un juste équilibre entre des réponses approximatives - voire dénuées de sens - et des solutions extravagantes. - l'organisation des tâches Organiser des tâches ou un événement revient, en quelque sorte, à s'adapter à des situations particulières.

La fonction« planning» traduit au mieux cette spécificité du métier d'assistant des bibliothèques.

La programmation d'actions de service public, de rangement, de traitement matériel ou d'organisation spatiale des collections correspond aux thèmes fréquemment abordés dans les sujets d'analyse de dossier. - la présentation de données Au-delà du contenu, le candidat doit concevoir un document intelligible.

La présentation consiste à coordonner entre eux deux éléments de réponse : une partie rédigée (celle qui s'engage à répondre à une question centrale) et un tableau (question annexe souvent liée à l'élaboration d'un planning).

Ces éléments prendront bien évidemment en compte la nature de la problématique à traiter, la personne à qui elle s'adresse, la tonalité administrative d'une note, etc. - la qualité de l'expression et de l'argumentation L'enchaînement logique des idées et la faculté à rédiger correctement des phrases concourent à l'intérêt de la réponse. - la rigueur du vocabulaire professionnel La maîtrise des connaissances bibliothéconomiques donne au devoir une dimension plus technique.

Le vocabulaire professionnel devra donc être assimilé avec la plus grande attention. Tout bien réfléchi, il semble que l'évaluation de l'épreuve repose particulièrement sur cette chaîne de compétences.

Nous prendrons en considération chacune de ces notions lors de l'examen de la méthodologie. 2.

Description des éléments fournis Pour résoudre la problématique de l'épreuve, les organisateurs mettent à la disposition des candidats un « mini » dossier constitué en moyenne d'une demi-douzaine de pages et renfermant des données diverses et variées.

Toutes les pièces qui le composent n'ont pas la même valeur.

Nous avons donc choisi de les identifier pour permettre au candidat de se familiariser avec ces divers éléments. 116 Épreuves écrites d'admissibilité L'énoncé est le premier élément significatif du devoir.

On y dépeint un contexte plus ou moins développé et la situation à laquelle vous allez être confronté(e).

En général, la thématique du sujet fait état de problèmes auxquels il est demandé d'apporter des solutions. L'enjeu de l'exercice consiste à exposer un certain nombre de propositions à votre supérieur hiérarchique par le biais de la rédaction d'une note. Les questions portent sur la commande du supérieur hiérarchique.

Elles se situent entre l'énoncé et le récapitulatif des documents annexes.

En général, la commande se traduit par une question centrale relativement importante (correspondant à trois ou quatre pages d'écriture) et une question« annexe» (portant sur l'élaboration d'un tableau ou planning).

Vous observerez combien les questions sont instructives tant elles induisent souvent des suggestions sur l'organisation du plan de rédaction. Les réponses restent évidemment suspendues à ces questions ...

et uniquement à ces questions! Les pièces jointes ou documents annexes conditionnent votre réflexion sans pour autant en limiter l'étendue à leur seul contenu, pour ces deux raisons au minimum : leur nombre restreint et leurs données disparates (extrait d'un guide de lecteur, plan de salle, horaires d'ouverture d'une bibliothèque, charte de bon usage, règlement intérieur, texte législatif, etc.).

Les informations fournies par ces documents n'ont d'autre dessein que de vous proposer des pistes de réflexion à affiner et de vous guider dans la sélection des idées à développer. 3.

Méthode de travail Penser une méthode de travail pour résoudre une analyse de dossier revient à « suivre le fil d'Ariane ».

Opération pédagogique plutôt complexe tant il nous faut prendre en considération les nombreuses ramifications et spécificités de l'épreuve, la méthodologie sera organisée en cinq séquences, que nous déclinerons chronologiquement : analyse des documents, construction du plan, rédaction, relecture et élaboration d'un planning. 1.

L'analyse des documents À la base, l'analyse correspond à un traitement de l'information.

Partons d'une évidence: pour.... »