RAPPORT DE STAGE Secrétariat bureautique

« RAPPORT DE STAGE Secrétariat bureautique 2021/2023 SARL BEJAIA LOGISTIQUE Ouzellaguen SOMMAIRE Dédicace…………………………………………………………………………………......02. Remerciement ………….……………………………………………………………………03. Introduction…………………………………………………………………………………..04. CHAPITRE 01 Section 01 : 1.

Définition du secrétariat 2.

Définitions des concepts clés Section 02 : I.

Les outils utilisés par une secrétaire 1.

Les outils informatiques 1.1- le micro-ordinateur 2.

Les outils bureautiques 2.1- Le téléphone 2.2- L’interphone 2.3- Le télécopieur 2.4- La machine a photocopié II.

Les tâches exécutées par une secrétaire 1. 2. 3. 4. 5. La saisie Le traitement du courrier Le classement L’accueil des visiteurs La prise des rendez-vous 6.

L’organisation des missions CHAPITRE 02 Section 01 : 1.

Présentation de l’entreprise 2.

Organigramme de l’entreprise Section 02 : 1 DEDICACE Je dédie ce travail à ma famille, mes parents, mes frères, ma sœurs, ma meilleure amie Manissa, mon mari Ali et toute ma belle-famille. 2 Remerciement Je ne saurai commencer ce rapport de stage sans témoigner au préalable, toute ma reconnaissance à tous ceux qui, par leur présence permanente à mes cotes ont su me créer une ambiance idéale pour me permettre de mener à bien cet apprentissage à professionnel du secrétariat bureautique. Je remercie mes très chers parents qui m’ont soutenu moralement sans relâche durant ces deux années de formation, également mes frères et sœur. Je tiens aussi exprimer toute ma profonde gratitude à mes responsables au sein de la SARL Bejaia logistique Mr Cherif Maouche et Malek Hemmad pour les efforts fournis afin d’assurer ma formation.

Je remercie particulièrement : - Mr Kamel Djebara, le directeur de la SARL BL d’avoir accepté ma candidature d’apprentissage. - Mr Hocine Azzoug, le directeur d’exploitation pour ses conseils pertinents et ses encouragements. Je remercie tout le personnel des services, et mes spéciaux remerciements : - Mr Maouche Cherif, chef du département commercial et marketing qui ne cesse de m’apprendre les attitudes professionnelles et sa disponibilité et son soutien tout au long de mon apprentissage. - Mr Hemmad Malek, chef de service ADV, pour son encadrement et son suivi pour moi pendant mon stage. - Mme Belkassa Fazili Sella, chargée clientèle qui m’a vraiment soutenu et aider durant mon stage J’associe à ces remerciements, tout le team commercial, tous ceux qui, de près ou de loin, ont contribué au succès de ma formation et à la réalisation de ce document. 3 Introduction La préparation et la réalisation des tâches administratives et de secrétariat peuvent êtres complexes et prendre beaucoup de temps.

Tout stage en secrétariat comporte une variété de tâches et de responsabilités qui peuvent être difficiles à maitriser. J’ai eu l’occasion de réaliser un stage de secrétariat qui m’a permis de développer de précieuses compétences et connaissances. J’ai beaucoup appris durant ce stage et j’ai acquis de nombreuses compétences.

J’ai développé des compétences en matière d’organisation, de communication et de résolution de problèmes.

J’ai également amélioré ma capacité à travailler efficacement et à respecter les délais. J’ai particulièrement aimé travailler avec les autres membres de l’équipe et apprendre à travailler en équipe.

C’était une excellente opportunité pour moi de comprendre comment fonctionne un environnement de travail et comment les différents processus et procédures sont mis en œuvre.

Au cours de ce stage, j’ai appris à planifier et à organiser mon travail et comment résoudre les difficultés rencontrées. 4 Chapitre 01 : 01- Définition du secrétariat bureautique : Le secrétariat bureautique consiste à prendre en charge les tâches administratives au sein d’une entreprise, ou dans une organisation qu’elle soit privée ou publique. Il peut être appelé aussi assistant, les professions du secrétariat sont partout et dans tous les secteurs ; santé ; industrie ; droit ; informatique ; logistique ;….etc.

le secrétariat ou l’assistant a pour mission d’accueillir les clients ou du public, de seconder un directeur ou un responsable dans son travail quotidien, le rôle du secrétaire diffère d’un secteur à l’autre qu’il travaille chez médecin ou la direction d’une entreprise, mais il devra organiser des réunions et parfois de y assister, gérer un agenda, prendre des rendez-vous,….Du fait de la variété de tâches confiées, le métier de secrétaire est polyvalent, de ce fait il doit posséder une forte capacité d’adaptation. 02- définition des concepts clés : 2-1- définition du secrétaire : Le secrétaire est un métier de bureau qui consiste à s’occuper pour le compte d’un autre employé ou agent, de son courrier, de ses communications téléphoniques, de la rédaction des comptes rendus de réunions, de la gestion de son emploi du temps.

Le secrétaire allège de certaines activités notamment en contribuant à l’organisation de ses actions.

Le métier de secrétaire s’articule autour de deux dimensions : l’organisation du temps et des activités du service et la réceptivité à la fois aux imprévus et aux interlocuteurs les plus divers. 2-2-définition de la communication : La communication est l’action de communiquer, de transmettre, d’informer.la communication déborde l’expression verbale et utilise de nombreux signaux mimiques ou gestuels, des techniques nouvelles et de nouveaux supports (informatique, téléphone mobile, numérique…) la communication permet l’échange d’informations entre les personnes (échange interpersonnel) mais aussi à travers la société par le biais des acteurs de la communication.

Ainsi, l’entreprise dispose de moyens techniques luire permettant de véhiculer ces informations.

Elle adopte des stratégies de communication afin de pouvoir se développer. 2-3 définitions du comportement : Le comportement professionnel se définit comme étant la manière organisée de se conduire qu’une personne manifeste lorsqu’elle répond à une stimulation liée à une tâche professionnelle.

Pour pouvoir répondre à cette stimulation, la personne doit pouvoir se présenter les savoirs nécessaires, être en mesure de.... »