Le langage administratif
Publié le 22/01/2011
Extrait du document
I. Introduction L'administration représente la puissance publique, c'est l'ensemble des organes chargés d'assurer le bon fonctionnement d'un État, d'une collectivité territoriale ou d'un service public. Il n'y a pas de textes plus lus - et plus relus car on ne les comprend pas toujours du premier coup - que les textes administratifs: arrêtés, décrets, lois, circulaires, avertissements au public. Ce n'est pas qu'ils soient en eux-mêmes très attirants, mais on est bien forcé de lire: selon le fameux adage, qui figure d'ailleurs dans le code civil de 1804: "nul n'est censé ignorer la loi". Encore faut-il pouvoir la comprendre ! La première question à poser est l'existence même d'un style dit administratif ? Si "style" signifie manière de s'exprimer, on peut bien parler de style administratif, à la condition cependant que ce style soit le style de tout le monde. Les communications entre les ministères, les administrations publiques ou privées, les magistratures, les entreprises industrielles, ainsi qu'entre ces organismes et la population ont leurs normes et leurs règles. Elles gouvernent le choix et l'emploi des faits de langue (lexique et grammaire), c'est-à-dire qu'elles exigent un style spécial. C'est le style officiel. Les textes administratifs n'ont pas à présenter une originalité quelconque, cela ne veut pas dire cependant qu'ils n'ont pas un caractère propre.
«
« il ne m'est pas possible en l'état actuel de… »« j'ai pris bonne note de votre désir de… »« Il ne m'a pas été possible pour le moment ou dans les circonstances actuelles…..
»« il me paraît regrettable »« il me semble inopportune »« il semble qu'il eût été préférable… »En ce qui concerne les formes temporelles, la rédaction administrative préfère surtout le conditionnel parce qu'il estplus courtois.
2.
L'objectivité.Les réactions personnelles n'ont aucune place dans les documents officiels.
Les fonctionnaires n'ont le droit nid'exprimer leurs opinions personnelles, ni de divulguer des informations confidentielles lorsqu'ils rédigent desdocuments administratifs.Le signataire (qui peut être différent du rédacteur) incarne l'État ; il agit, par conséquent, dans le cadre des lois etrèglements.
Tout ce qui est écrit doit pouvoir être vérifié, notamment grâce aux références faites aux textesofficiels.Le texte administratif a un caractère plus neutre, et exclut tout caractère excessif ou sentimental.
3.
Clarté, concision, précision.Il faut que l'action soit exprimée avec simplicité pour être facilement comprise par les destinataires.
Le rédacteurd'un texte administratif doit s'exprimer d'une manière claire, la pensée doit être présentée telle qu'elle est, dans unlangage simple, sobre et concis.
La concision c'est l'art d'exprimer une idée avec le minimum de mots.
Ainsi il fautdévelopper une seule idée dans chaque phrase et employer des termes précis pour donner au texte un maximum desens avec le minimum de mots.
4.
La construction logique.Tous les documents administratifs doivent suivre un plan logique qui permet au rédacteur de démontrer etd'argumenter, et qui fonctionne comme un guide pour le lecteur en lui facilitant la compréhension.
C'est pourquoi untexte doit être construit en chapitres, paragraphes, alinéas et phrases.
5.
La responsabilité.Le rédacteur écrit au nom de l'autorité publique.
Dans les écrits administratifs, la responsabilité de l'Etat semanifeste à travers la forme, la signature et l'obligation de réserve et de discrétion professionnelle.
La forme doitêtre sobre, neutre et responsable.
Généralement on emploie la I-ère personne du singulier, « je », qui exprimel'engagement de la puissance publique, ou les formes impersonnelles.
La validité des documents administratifs reposesur la signature qui doit comporter trois mentions : la fonction du signataire, le paragraphe manuscrit et le nom dusignataire.Conclusion : Le style administratif fonctionne comme un système, ayant à la base des principes inchangeables.L'emploi du style administratif impose des exigences à respecter, car c'est un style précis, sobre, rigide, n'admettantaucune forme de flexibilité.
IV.
Le vocabulaire administratif
L'originalité du vocabulaire administratif est beaucoup moins constituée par l'existence d'une terminologie propre àl'administration que par le goût de cette dernière pour un certain nombre de mots et de tournures.
Il y a donc uncertain nombre de termes, de locutions qui dans la langue courante passent inaperçus mais que l'administrationpréfère.
Etant donné que ce sont surtout l'agencement des mots et la fréquence de leur emploi qui importent, nousallons passer en revue une série de locutions généralement qu'il est commode d'utiliser.- Formules introductivesJ'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du...
Comme suite à votre lettre du...Vous avez bien voulu appeler mon attention, me signaler...
J'ai été saisi de...
J'ai été tenu informé de...
Vous m'avezsignalé que...
La question m'a été posée de savoir dans quelle mesure...Il a été porté à ma connaissance que...
Il m'a été signalé que...- Pour une correspondance adressée à un supérieur :de vous rendre compte...
de vous faire parvenir… de vous exposer...
de vous demander de bien vouloir...- Pour une correspondance adressée à un égal ou un subordonné :de vous adresser...
de vous rappeler...
de vous demander de vouloir bien...
de vous faire connaître que...- Formules de demandesOn retrouve les distinctions hiérarchiques dans l'emploi des verbes :- le supérieur…Informe fait savoir à fait connaître à fait observer à demande à prie de vouloir bien engage...- le subordonné...rend compte de ------ expose à ------ sollicite de ------ propose de ------ prie de bien vouloir…- Formules d'expositionj'ajoute je confirme je considère ------ je constate j'estime je note --- j'observe je précise je rappelleje signale je souligne ------ je prends acte...
--- je crois devoir attirer votre attention...je ne sous-estime pas...
mais...
--- prendre note...
se trouver appelé à… il est entendu que...il n'échappe pas que...
ne pas douter que… ne pas ignorer que...
ne pas manquer de...
il n'est pas exclu.
»
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