LE PUBLIPOSTAGE AVEC WORD

 

 

 

1. I.        CRÉER LA LETTRE 

 

Ü  Cliquer sur     puis sur     

1)     Tracer l’en-tête  (conformément au modèle en annexe)

• Ø Appuyer plusieurs fois sur la touche Entrée

• Ø Cliquer sur l’onglet Insertion   puis sur  Zone de texte    
• Ø Cliquer sur l’option  
• Ø Maintenir le bouton gauche appuyé pour délimiter votre zone de texte.
• Ø Cliquer sur   ou  Ctrl + E pour Centrer puis  saisir vos coordonnées personnelles.
• Ø Pour obtenir ( cliquer sur Insertion                                        puis sur

• Dans Police, choisir Wingdings, puis double clic pour insérer (

2)    Mettre en forme l’en-tête  (deux possibilités)

• Ø Double-cliquer dans la zone de texte puis utiliser la barre d’outils qui s’affiche.
• Ø Cliquer sur   pour mettre un fond de couleur à cette zone.
• Ø Cliquer sur  pour encadrer ou pas cette zone de texte.
• Ø Cliquer sur   pour changer la forme de cette zone de texte.
• Ø Cliquer sur  pour choisir un style etc, etc.
• Ø Faire un clic droit avec la souris puis choisir l’option

 

 

 

 

 

 

3)     Saisir la lettre 

• Ø Appuyer plusieurs fois sur la touche Entrée pour laisser la place pour l’adresse du destinataire.
• Ø Commencer la saisie de la lettre. (voir modèle en annexe)
• Ø Laisser une place pour le titre de civilité au début de la lettre (suivi d’une virgule)
• Ø Laisser une place pour le titre de civilité, à la fin de la lettre (dans la formule de politesse).

 

4)     Réaliser le pied de page  

• Ø Cliquer sur  Insertion  puis choisir                                                                       Ensuite :

• Ø Choisir Vide (trois colonnes)

 

1. 1.     A gauche, cliquer sur (Taper un texte) puis sur la Barre d’espacement pour l’effacer

• Puis, saisir votre  NOM et votre Prénom

1. Au milieu, cliquer sur (Taper un texte) puis sur la Barre d’espacement pour l’effacer

• Puis, Cliquer sur                            pour entrer la date du jour (choisir le 1^er format)

 

1. 3.     A droite, nous allons insérer automatiquement le nom donné à votre document. Pour cela :

•  Cliquer sur                                             puis sur

• Dans la zone Noms de champs, choisir FileName      (le nom du document apparait)                                                             

1. 4.     Tracer une ligne au-dessus, pour bien délimiter votre pied de page. Pour cela,

• Cliquer sur                    puis sur

• Définir le style et la largeur du trait puis,
• Dans la partie Aperçu cliquer pour visualiser la ligne.
• Cliquer sur  Accueil  puis sur    Bordure,                     pour effectuer un choix.

• Choisir

5)     Sauvegarder la lettre

• Cliquer sur    puis sur  Enregistrer sous
• Choisir, sur la partie gauche, le fichier dans lequel vous allez sauvegarder cette lettre.
• Dans la partie Nom de fichier : saisir : Lettre vide emploi saisonnier

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. II.        CRÉER LA BASE DE DONNEES 

 

1. 1.   Créer la liste d’adresses des destinataires

• Cliquer sur l’onglet Publipostage
• Cliquer sur Démarrer la fusion et le publipostage puis cliquer sur  Lettres   Ensuite :
• Cliquer sur : Sélection des destinataires

• Cliquer sur Entrer une nouvelle liste

 

L’écran «Créer une liste d’adresses» apparaît : 

 

 

Ü  La zone « Nom de champs »  contient une liste prédéfinie de champs qui sont fréquemment utilisés lors d’un publipostage.  

Ü   Nous allons MODIFIER cette liste pour obtenir la liste ci-dessous.

 

• SAISIR un à un les champs de votre base de données conformément au tableau ci-dessous
• Cliquer sur Nouvelle Entrée pour passer l’enregistrement suivant.

 

Titre	Responsable	Société	Adresse1	CP	Ville
Monsieur	Monsieur le Directeur du personnel	A6 LUMINAIRES	17 avenue Grand cavalier	06600	ANTIBES
Monsieur	Monsieur le Chef du service clientèle	STORE SUD	24 avenue Auguste Renoir	06800	CAGNES SUR MER
Madame	Madame la Directrice des ventes	MB MOTORS	85 avenue de Nice	06800	CAGNES SUR MER
Monsieur	Monsieur le Directeur des ressources humaines	NISSAN	222 boulevard Gambetta	06000	NICE
Monsieur	Monsieur le Responsable des Ventes	SARDO MATERIAUX	Place Sainte Luce	06800	CAGNES SUR MER
Monsieur	Monsieur le Responsable des achats	COSTAMAGNIA	Z.I. des travails	06800	CAGNES SUR MER
Madame	Madame la Directrice des ventes	INTERMARCHE	Place de Gaulle	06700	SAINT LAURENT DU VAR
Monsieur	Monsieur le Directeur des ressources humaines	GALERIES LAFAYETTE	Place Masséna	06000	NICE

• Ø Cliquer sur OK puis SAUVEGARDER cette base de données sous le nom Entreprises Stage.

RETENIR : Il est possible à tout moment de RAJOUTER ou SUPPRIMER un champ.

• Ø Cliquer sur « Modifier la liste de destinataires ».  Puis cliquer sur Fermer à la fin.

 

 

 

1. 2.   Placer les champs de fusion dans la lettre - (voir modèle en annexe) 

• Cliquer au début de l’adresse du destinataire (tabulation gauche à 9 cm)

• Cliquer sur l’onglet : Publipostage  puis
• Cliquer sur  l’option : Insérer un champ de fusion

 

Double-cliquer sur le champ à insérer  Répéter l’opération autant de fois que nécessaire. Mettre un espace entre les champs. Continuer la saisie de la lettre

 

 

 

 

 

 

 

 

1. 3.   Vérifier la fusion avant de lancer les impressions

Pour visualiser un exemple de lettre fusionnée :

 

 

 

 

• Ø Cliquer une 1^ère fois sur l’outil Aperçu des résultats 

 

 

• Ø Cliquer une 2^ème fois sur l’outil Aperçu des résultats 

 

 

 

• Ø Cliquer sur les flèches pour visualiser les différents enregistrements

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. 4.   Sauvegarde de la lettre-type avec les champs neutres :   
   1. 1.   Cliquer sur le bouton Office                   puis sur

 

1. 2.   Choisir, sur la partie gauche, le fichier dans lequel vous allez sauvegarder la lettre-type.
2. 3.   Dans la partie Nom de fichier : saisir : Lettre-type emploi saisonnier

 

1. 5.   Imprimer la lettre-type seule

• Ø Cliquer sur    puis sur  Imprimer  ou   CTRL + P

 

1. 6.   Imprimer les lettres de fusion   (seulement 2) 

• Ø Cliquer sur l’outil : Terminer et fusionner
• Ø Cliquer sur l’option : Imprimer les documents 
• Ø Indiquer  3  à  5  puis cliquer sur OK

 

1. 7.   Sauvegarde de la lettre-type sans les champs :

• Ø Supprimer un à un tous les champs sans oublier « Titre » au début et à la fin de la lettre
  • Cliquer sur le bouton Office puis sur  Enregistrer sous
  • Choisir, sur la partie gauche, le fichier dans lequel vous allez sauvegarder la lettre sans les champs.
  • Dans la partie Nom de fichier : saisir : Lettre vide emploi saisonnier

 

 

 

 

 

• .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                     «Société»

 

                                                                                     «Responsable»

 

                                                                                     «CP»  «Ville»

 

 

 

 

 

 

 

Objet :                                                                  Cagnes-sur-Mer,

Demande d’emploi saisonnier                                 Le (Insérer la date du jour) Cliquer sur Insertion puis sur

 

Pièces jointes :

Curriculum vitæ

 

 

 

 

 

 

«Titre»,

 

 

Élève en 1^ère en Sciences et Tecniques de Communication au Lycée Auguste RENOIR de Cagnes-sur-Mer, je prépare le Baccalauréat session 2011

 

Afin de mettre en pratique mes connaissances en matière de communication écrite et orale ainsi qu’en informatique (logiciels Word, Access, Excel et L’Internet), je désire vivement occuper un emploi saisonnier pendant les grandes vacances 2011 (juillet - Août).

 

Je serais heureux de prendre contact avec la vie professionnelle dans votre secteur d’activité qui m’attire tout particulièrement.

 

Mon curriculum vitæ, ci-inclus, vous donnera certes quelques renseignements, mais je reste, bien entendu, à votre disposition pour un entretien éventuel.

 

À l’avance, je vous remercie de l’accueil favorable que vous réserverez à ma demande, et je m’engage vraiment à ne pas vous décevoir.

 

Veuillez agréer, «Titre», l’expression de mes sentiments respectueux.

 

                                                             Nom et prénom (même alignement que l’adresse du destinataire)

 

 

 

 

1. III.        CRÉER LA BASE DE DONNES AVEC ACCESS -   

Ü Cliquer sur     puis sur     

 

 

 

Ü Cliquer sur  base de données vide

 

 

 

Ü

Observer la zone à droite de votre écran

 

 

 

1.  Dans la partie Nom de fichier, à la place de Base de données1 saisir ADRESSES DESTINATAIRES SDEI qui sera le nom de votre base.

1. 2.   Cliquer sur    pour indiquer où sera enregistrée votre nouvelle base.
2. 3.   Chercher le dossier PUBLIPOSTAGE.  A l’intérieur de ce dossier, créer un sous-dossier. Pour cela :
3. 4.   Cliquer sur   puis saisir PUBLIPOSTAGE SDEI

 

 

 

1. 5.   Cliquer sur  OK. Vous obtenez l’écran suivant                 t :

6.  Cliquer sur .

L’écran suivant apparait 

 

1. 7.   Cliquer sur  pour passer en Mode création.

L’écran suivant apparait :

 

 

 

1. A la place de Table1 saisir Coordonnées clients SDEI  puis cliquer sur OK

La fenêtre suivante s’affiche avec une ligne par champ pour créer la structure de la Table

 

Ü Access propose automatiquement, en 1^ère ligne, le champ clé primaire que nous allons modifier :

1. Dans Type de données, à la place de « NuméroAuto »,  sélectionner « Numérique »
2. Dans Taille du champ, à la place de « Entier long », sélectionner « Entier »

 

1. 9.   En dessous du champ clé primaire, saisir le champ suivant « Titre » , Type de données Texte.
   1. Dans Taille du champ, à la place de 255, saisir 50
   2. Saisir ligne par ligne tous les autres champs de la même façon : Taille du champ = 50

 

1. 10.     Cliquer sur   pour passer en Mode feuille de données  

 

L’écran suivant apparait :

 

 

 

1. 11.    Cliquer sur Oui. Entrer les informations dans chaque champ conformément au modèle ci-dessous.

Retenir : Utiliser à volonté la touche CTRL + C (Copier)  puis CTRL + V  (Coller)

 

 

1. 12.    Cliquer sur   pour FERMER puis sur OUI pour SAUVEGARDER votre travail.
2. 13.    Alt + F4  pour  Quitter Access.  Ensuite,
3. 14.     Ouvrir WORD pour procéder au publipostage.

 

Ü   Clic sur     puis sur       

 

 

1. 8.   Ouvrir la lettre sauvegardée précédemment 

• Cliquer sur    et dans la partie à droite « Documents récents »
•  Sélectionner Lettre vide emploi saisonnier pour faire apparaître la lettre.

 

 

1. 9.   Insérer les champs de fusion dans la lettre - (voir modèle en annexe) 

• Cliquer au début de l’adresse du destinataire (tabulation gauche à 9 cm)

• Ø Cliquer sur l’onglet : Publipostage  puis
• Ø

  Ø Double-cliquer sur le champ à insérer Ø  Répéter l’opération autant de fois que nécessaire. Ø  Mettre un espace entre les champs. Ø  Ne pas oublier le titre de civilité au début et à la fin de la lettre.

  Cliquer sur  l’option : Insérer un champ de fusion
• Ø Double-cliquer sur le champ à insérer
• Répéter l’opération autant de fois que nécessaire.
• Mettre un espace entre les champs.
• Ne pas oublier le titre de civilité au début et à la fin de la lettre.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. 10.     Vérifier les résultats avant de lancer la fusion 

 

 

 

 

• Ø Cliquer une 1^ère fois sur l’outil Aperçu des résultats 

 

 

 

• Ø Cliquer une 2^ème fois sur l’outil Aperçu des résultats 

 

 

 

• Ø Cliquer sur les flèches pour visualiser les différents enregistrements

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. 11.     Sauvegarder la lettre-type avec les champs neutres Ex : «CP» «Ville» 

a)    

 

Cliquer sur le bouton Office                   puis sur

b)     Choisir, sur la partie gauche, le fichier dans lequel vous allez sauvegarder la lettre-type.

c)     Dans la partie Nom de fichier : saisir : Lettre-type emploi saisonnier

 

 

 

1. 12.     Imprimer la lettre-type seule (avec les champs neutres) 

• Ø Cliquer sur    puis sur  Imprimer  ou   CTRL + P

 

 

 

1. 13.     Imprimer les 2 lettres de fusion    

• Ø Cliquer sur l’outil : Terminer et fusionner
• Ø Cliquer sur l’option : Imprimer les documents 
• Ø Indiquer  3  à  5  puis cliquer sur OK